Nos adjudicamos el servicio de auditoria del Institut Municipal d’Informàtica

Hace unos días nos dieron la buena noticia de que ibamos a prestar el servicio de auditoria y soporte legal del Instituto Municipal de Informática del Ajuntament de Lleida. El Instituto, responsable de todos los sistemas  de información del ayuntamiento supone un reto para nosotros del que estamos encantados de encargarnos. Nuestro trabajo se centrará tanto en la revisión de los ficheros  de datos personales ya declarados como de la documentación aparejada a los mismos. Esperamos realizar el mejor trabajo a la vez que aprender del reto que se nos plantea. Os vamos contando.

Innovando

Nosotros, en Sagaris, prestamos diversos servicios jurídicos relacionados con las nuevas tecnologías. Nuestra actividad mas habitual se centra en la adaptación a la Ley Orgánica de Protección de Datos. Este tipo de actividad tiene un proceso muy definido, que vendría a ser:

Visita al cliente -> Análisis de riesgos -> Declaración de ficheros -> Redacción de documentos de seguridad -> Redacción de cláusulas y contratos -> Formación del personal

Cuando empezamos toda esta actividad la efectuábamos artesanalmente: recogíamos los datos en la visita para luego traspasarlos al análisis. Posteriormente volvíamos a reescribir los datos en las declaraciones a la AGPD. Por tercera vez los reescribíamos en los documentos de seguridad, y en las clausulas y contratos. Y además, toda esta documentación debía imprimirse, ordenarse, encuadernarse, generarse los correspondientes archivos digitales, y finalmente, entregarse. Total, muchísimo tiempo perdido en operaciones que añadían muy poco valor a nuestra actividad, con los consiguientes retrasos y duplicidades que en algunas ocasiones llegaban a ser realmente cansinos (para nosotros, y para el cliente).

Llegados a este punto y viendo que el proceso podría simplificarse, decidimos crear un software propio para centrarnos en solo aquellas tareas propias de nuestra actividad, y que le añaden valor (detección de los ficheros, del nivel de los datos, de las clausulas y contratos necesarios, etc). No es que en el mercado no hubiera programas de este tipo. Pero una vez probados, nunca nos convenció el resultado, porque se alejaba de la calidad que pretendemos dar a nuestro servicio. Así que buscamos un partner tecnológico (Semic) y durante meses hemos estado trabajando en el desarrollo de la aplicación.

El resultado a dia de hoy nos parece realmente bueno. Llevamos probándolo desde el mes de septiembre y hemos reducido nuestros lead times de una forma espectacular, con dos consecuencias directas: por un lado, la satisfacción del cliente, por otro, acortar los plazos de cobro, y por tanto generar circulante para poder seguir trabajando. Además, el hecho de trabajar de esta manera nos aporta otras ventajas, relacionadas con el márketing: la presentación de la documentación es mas moderna, puesto que todo es digital, entregándole una cuenta a cada cliente para que pueda acceder a la misma en todo momento, y olvidándonos de aquellas carpetas que se acababan llenando de polvo. Por último, nos permite, en caso de que el cliente de su consentimiento, mantenerle actualizada la documentación de una forma remota, prestando un servicio constante de forma efectiva y rápida.

Todo esto no quiere decir que tengamos aun mucho camino por recorrer y mejorar, pero creo que ha sido un acierto por nuestra parte el embarcarnos en un proyecto de este tipo. ¿Quien dijo que los abogados no innovábamos?

Sagaris en el Congreso Internacional “Derecho y nuevas tecnologías”

Sagaris estará representada en el Congreso Internacional “Derecho y nuevas tecnologías” convocado por las Facultades de Derecho de las Universidades de Deusto, Pontificia Comillas de Madrid y Universidad Ramon Llull, los dias 1, 2 y 3 de julio en Bilbao con una ponencia de Ramón Arnó Torrades bajo el título “La cancelación de los datos personales en las redes sociales: una aproximación práctica”.